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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Wann werden die elektronischen Befunde erstellt?


Mo - Fr morgens um 07:00 Uhr 1x und zwischen 12:30 bis 22:30 immer stündlich,
Sa - So täglich 10:00

2. Warum werden Befunde manchmal nicht mit allen angeforderten Untersuchungsparametern übertragen?
 
Grundsätzlich stellen wir zur DFÜ alle angeforderten Untersuchungsparameter des Befundes bereit. Möglicherweise müssen neue Untersuchungsparameter vor der erstmaligen Übertragung im Praxissystem eingerichtet werden. Ob dies erforderlich ist, sagt Ihnen Ihr Systembetreuer.

3. Wodurch entstehen Fehler bei der Zuordnung der per DFÜ übermittelten Befunde zum Patienten im Praxissystem?
 
Die Zuordnung der per DFÜ übermittelten Daten in die Patientendatei erfolgt im Praxissystem über folgende Daten (systemabhängig):

  • die Labor-Nr. zum Patienten (letzte drei Ziffern des Barcodes auf dem Etikett)
  • die Kombination Name (mit/ohne akad. Grad)/Vorname/Geburtsdatum.


Werden davon abweichende Daten im Praxissystem eingetragen, z. B. durch "Zahlendreher", kann der Befund nicht zugeordnet werden. Wir übernehmen exakt Angaben (Schreibweise der Namen mit akademischen Graden usw.) von Ihren Anforderungsbelegen. Bei handschriftlich ausgefüllten Belegen kann die Übereinstimmung mit der Schreibweise im Praxissystem nicht immer gesichert werden. 

4. Welche Labornummer erhält der Patient bei einer Nachforderung?
 
Nachforderung telefonisch = alte Labornummer.
Nachforderung schriftlich (ohne neue Barcodenummer) = alte Labornummer.
Nachforderung schriftlich (mit neuer Barcodenummer) = neue Labornummer.

5. Warum fehlen bei der DFÜ Befunde, obwohl die schriftlichen Befunde vorliegen?
 
Mögliche Ursachen können sein:

  • Teilbefunde: diese werden nur schriftlich übermittelt und nicht per DFÜ.
  • Teilbefunde: es sind noch nicht alle Untersuchungen fertig, aber die fertiggestellten Ergebnisse werden übertragen
  • Die Zuordnung des Befundes in die Patientenakte hat nicht funktioniert. Der Patientenname auf dem Befund und Praxiscomputer ist unterschiedlich, oder die Auftragsnummer wurde falsch im Praxiscomputer (Laborauftragsliste) hinterlegt.
  • Einige Praxissysteme arbeiten mit einer internen Laborauftragsnummer

Bei Eintragung dieser Nummer in den Laborauftrag oder bei der Auftragserfassung im Labor ist es trotz größter Sorgfalt zu einem Fehler gekommen. Deshalb kann das Praxissystem den Befund mit der fehlerhaften Nummer nicht übernehmen.

6. Warum stehen manchmal keine Befunde zur Übertragung bereit?
 
Befunde werden durch den DFÜ-PC automatisch zu den Zeiten in Punkt 1 erstellt. Die Übertragung der Befunde in Ihr Praxissystem geschieht im Allgemeinen folgendermaßen:

  1. Die Befunde werden in Form einer DFÜ-Datei auf unserem DFÜ-PC bereitgestellt.
  2. Bevor der Praxis-PC die aktuellen Daten von unserem DFÜ-PC übernimmt, löscht er die Daten der letzten Übernahme.
  3. Nach erfolgreicher Übertragung (Rückmeldung durch den Praxis-PC) wird die aktuelle Datei auf unserem DFÜ-PC umbenannt, archiviert und als abgerufen markiert, damit es nicht zu Doppelungen kommt.
  4. Dann werden die nunmehr neu übernommenen Daten in das Praxissystem eingeordnet.

Der Abruf beginnt mit der Löschung der DFÜ-Datei der letzten Übernahme auf dem Praxis PC und endet mit der Archivierung der erfolgreich übertragenen aktuellen DFÜ-Datei auf unserem DFÜ-PC.

Wird der Abruf wiederholt, bevor die Daten in das Praxissystem eingeordnet wurden, stehen weder auf unserem DFÜ-PC noch auf dem Praxis-PC Befunde bereit, weil bereits auf beiden Seiten eine Löschung/Archivierung erfolgte.

7. Warum können die Befunde, die per Laborkarte und Anforderungsbeleg angefordert werden, nicht in einer DFÜ-Datei bereit gestellt werden?
 
Befunde werden im von der KBV zugelassenen LDT-Format bereit gestellt. Dabei unterscheiden sich die Dateistrukturen für LG- und LA-Befunde und es müssen unterschiedliche Dateien erzeugt werden.

8. Wie lange stehen nicht abgerufene DFÜ-Daten zum Abruf bereit?
 
Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden DFÜ-Daten, die 1 Jahr und länger nicht abgerufen wurden, gelöscht. Ebenso wird aus Sicherheitsgründen der Zugang des entsprechenden Nutzers gesperrt. Soll wieder Datenfernübertragung erfolgen, bitten wir um eine kurze Information.

9. Wie lange ist der Abruf der DFÜ-Daten per ISDN noch möglich?
 
Die bekannten Internet-/Telefonanbieter verkaufen Neukunden im Allgemeinen keine ISDN-Anschlüsse mehr, sondern bieten Telefonie über Internet (VoIP) an. Im Rahmen dieser All-IP-Netz-Strategie werden auch immer mehr Bestandskunden umgestellt. Bis 2017/2018 soll das weitgehend geschehen sein. Bis dahin können Sie weiter Ihre Befunde per ISDN Abrufen. Bis Anfang 2016 haben schon ca. 2/3 unserer Kunden auf die Abholung per Internet mittels unseres kostenfreien infoBox-webclients umgestellt. Diese Software bietet weitere nützliche Funktionen, wie die erneute Bereitstellung der Daten über ein Archiv, menschen lesbare Anzeige der Befunddatendatei.


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